La finalité de traitement de données est une notion essentielle pour générer des leads en toute légalité. Le lead est un contact commercial dont le potentiel est avéré. Ce contact s’obtient via les informations personnelles qu’il aura décidé de vous transmettre. Une fois ce contact obtenu, il vous suffira d’en étudié davantage le potentiel et de l’amener à contracter avec vous. Généralement, ces informations sont ensuite répertoriées dans des fichiers clients-prospects.
La finalité du lead, quant à elle, va concerner l’utilité de votre fichier. A quoi va-t-il vous servir ? La création d’un fichier peut avoir pour finalité la surveillance de locaux, la gestion de clients ou encore la gestion en matière de recrutement…. Dès l’instant où vous déclarez un fichier à la Commission nationale de l’informatique et des libertés (Cnil), vous devrez en préciser la finalité. Une fois cette formalité accomplie, elle devra être respectée tout au long de la création et de l’utilisation de votre fichier.
Peut-on collecter n’importe quelle information ? Qu’entend-on par « finalité », au regard du droit, s’agissant du lead ?
La finalité doit être déterminée, légitime et explicite
Une collecte de données pour une finalité déterminée
L’alinéa 2 de l’article 6 de la Loi informatique et libertés de 1978 énonce que les données doivent être collectées « pour des finalités déterminées, explicites et légitimes » et ne seront « pas traitées ultérieurement de manière incompatible avec ces finalités ».
Cela signifie, qu’avant toute création de fichier, vous devez définir un objectif principal clair et précis.
Le second article de la Norme simplifiée NS-048 relative aux fichiers clients-prospects vient lister les différentes finalités possibles. A ce titre, il est possible de citer les livraisons, les commandes, les contrats, les opérations relatives à la prospection, la relation client ou encore la cession, la location ou l’échange de fichiers client-prospects…
De ce fait, toute génération de lead devra respecter une des finalités énoncées à cet article.
La question de la réutilisation des données
Le principe reste celui d’une seule et même finalité prédéterminée pour la collecte et l’emploi de données à caractère personnel. Cependant, la loi Informatique et libertés prévoit une exception.
En effet, l’article 36 de la loi dispose qu’il puisse être procédé à un nouveau traitement pour une finalité nouvelle. Cela peut être possible avec l’accord exprès de la personne concernée ou sur autorisation de la Cnil.
Ainsi, les entreprises disposent de possibilités leur permettant de réutiliser à leur convenance les informations qu’elles auront collectés. Cet article évite que le principe de la finalité ne constitue un frein.
La pertinence des données collectées
Il s’agit ici du principe de « proportionnalité » du traitement de données.
L’alinéa 3 de l’article 6 de la Loi Informatique et libertés impose que les données collectées soient « adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités » définies.
Par conséquent, seules les données strictement nécessaires à la poursuite de votre objectif pourront figurer dans votre fichier client. Ainsi, le fait de demander le numéro de sécurité sociale d’une personne au moment de son inscription à une newsletter (traitant du lead management par exemple) serait totalement disproportionnée.
L’article 3 de la Norme simplifiée NS-048 relative aux fichiers clients-prospects précise les éléments qui sont susceptibles d’être collectés. Ces éléments sont listés de manière exhaustive.
C’est donc au regard de la finalité poursuivie que sera appréciée la proportionnalité quantitative d’une part, et qualitative, d’autre part, de la génération de leads.
Quid de la réglementation européenne ?
L’article 6 de la Directive 95/46/CE reprend la Loi Informatique et Libertés en des termes identiques. D’une part, les données doivent être collectées en fonction de ladite finalité. D’autre part, elles collectées doivent être traitées licitement et loyalement au regard de la finalité de traitement qui leur aura été préalablement fixée.
Finalité de traitement et sanctions
La détermination préalable d’une finalité induit que vous ne pourrez pas utiliser le fichier que vous avez créé à des fins différentes.
Le non-respect de cette finalité du traitement est réprimé pénalement par l’article 226-21 du CP. En effet, le fait de détourner des informations de leur finalité est puni de cinq ans d’emprisonnement et de 300 000 euros d’amende.
Par conséquent, la finalité du traitement doit être respectée. Par exemple, si vous constituez un fichier de gestion pour le recrutement, vous ne pourrez l’utiliser pour proposer des offres commerciales aux candidats.
En somme la détermination d’une finalité de traitement satisfait l’équilibre entre l’intérêt du responsable de la collecte et la protection de la personne concernée. De plus, la finalité permet de déterminer directement la durée de conservation de l’information. Enfin, cette notion est amenée à évoluer compte tenu des possibilités qu’offrent la matière numérique et de l’extension importante de la notion de « réutilisation » des données…
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